Processos de procure-to-pay: Por que eles devem ser acelerados com RPA
Está sem tempo para ler esse artigo? Experimente ouvir a narração, basta apertar o play!
O procure-to-pay ou purchase-to-pay é um processo considerado muito importante para as organizações de maneira geral, pois a economia global está cada vez mais competitiva. Mas, há muitas empresas que estão sendo superadas por outras porque possuem processos de procure-to-pay manuais e mais demorados, que podem implicar em oportunidades de negócios perdidas.
O RPA (Robotic Process Automation) é capaz de resolver esse problema eliminando tarefas mais simples e repetitivas, liberando profissionais de procure-to-pay para que eles possam se concentrar em atividades mais analíticas, criativas e com foco no cliente. Já falamos um pouco de RPA como ferramenta para solução de problemas aqui no blog. Mas, se você conhece pouco sobre RPA e quer saber mais profundamente, indicamos a leitura do artigo Robotic Process Automation: Quando e como usar?
O que é procure-to-pay?
O procure-to-pay refere-se a processos integrados de sistemas de compras e contas a pagar. Esses processos de negócios são desenvolvidos para gerar mais eficiência nas etapas que incluem atividades de solicitação, recebimento, pagamento e contabilização de bens e serviços.
Para realizar compras, muitas empresas perdem tempo na execução manual de diversas etapas, como por exemplo:
- Planejamento de requisitos
- Emissão de solicitação de cotações
- Monitoramento dos níveis de inventário
- Solicitação e aprovação de ordens de compra
- Coleta e manutenção de informações sobre o fornecedor e da cadeia de suprimentos
- Criação e emissão de ordens de compra para fornecedores
- Processamento e aprovação de faturas de fornecedores
- Lançamento de faturas aprovadas em um ERP
- Pagamento de fornecedores
- Reconciliação e relato de gastos
De acordo com o IDC, com a transformação digital, pelo menos 55% das organizações irão criar novos modelos de negócios combinando o ambiente digital com o físico, utilizando ao máximo, plataformas de RPA em sua rotina.
Afinal, por que é necessário acelerar os processos de procure-to-pay com RPA ?
Segundo o Open Standards Benchmarking, da APQC, empresas que fazem uso de pouca ou nenhuma automação, podem gastar cerca de 24 horas para realizar uma ordem de compra. Em contrapartida, empresas que automatizam seu processo de procure-to-pay levam 16 horas a menos para concluir a mesma ordem de compra.
O método FTE (full-time equivalent) aponta que menos da metade das ordens de compra são processadas pelas empresas não automatizadas, enquanto as automatizadas processam um número bem maior. Segundo o relatório Procurement 2020 da Gartner, essa lentidão nos ciclos de procure-to-pay pode representar um risco para o futuro da profissão. Isso porque ele será impulsionado conforme a agilidade de execução do processo, além das informações de negócios que são fornecidas. A seguir veja algumas das vantagens obtidas a partir da aceleração dos ciclos de procure-to-pay:
- fim do desperdício de tempo dos profissionais na realização de tarefas repetitivas;
- redução dos custos de operação;
- aprimoramento do processo de acompanhamento, controle e elaboração de relatórios regulamentares;
- identificação dos gastos fora do orçamento e não autorizados;
- resolução de dúvidas de fornecedores sobre o status de fatura e pagamento de forma mais rápida;
- coleta de informações relevantes durante negociações contratuais com fornecedores
- resposta ágil a informações sobre o mercado de suprimentos e o desempenho dos fornecedores
Aplicação do RPA no procure-to-pay
Já sabemos que o RPA é capaz de acelerar etapas que fazem parte da rotina de trabalho, possibilitando que os profissionais de procure-to-pay se empenhem em tarefas mais táticas. Mas, como será que ocorre essa aceleração na prática?
O RPA automatiza tarefas simples que podem ser replicadas, instruindo um bot para seguir um conjunto definido de regras. Os bots interagem com sistemas assim como humanos. No processo de procure-to-pay é comum que pedidos de compra cheguem em formatos diferentes, como por exemplo, mensagens de texto, e-mails, imagens, etc.
Por meio da automação cognitiva e tecnologias de inteligência artificial é possível estruturar e analisar todos esses dados. Afinal, essas tecnologias inteligentes utilizam recursos capazes de processar imagens, reconhecer padrões, fazer o processamento de linguagem natural e aprendizado de máquina. Assim, depois de capturados e decifrados, os dados da ordem de compra, fatura, boleto, podem ser usados pelos bots para automação de ponta a ponta.
A capacidade cognitiva das soluções de RPA tem conhecimento integrado de domínio para encontrar os dados específicos de processos altamente especializados, como procure-to-pay. Portanto, o resultado implica em taxas de processamento mais altas. Além do mais, também acarreta documentos e automação mais veloz de processos de negócios e sem qualquer envolvimento humano.
Consequentemente, com menos processos manuais consumindo tempo, a função de procure-to-pay pode atuar como uma consultoria de compras para a empresa e gastar mais tempo desenvolvendo e gerenciando estratégias de compra.
Logo, os negócios devem progredir mais rápido, pois a implementação de automação de processos robóticos garante que os departamentos de procure-to-pay consigam manter o ritmo. Quer saber mais sobre RPA e procure-to-pay, basta acompanhar os artigos do Grupo Mult – Integração Digital no blog.