Como orçar projetos Ágeis

Ao contrário do que pode parecer inicialmente, orçar projetos ágeis não dificulta o cálculo de orçamento. Há uma impressão de que não há como calcular o custo do projeto, caso não faça todo o planejamento inicial, mas, na prática, as coisas funcionam de modo diferente. Confira:

Projetos ágeis X tradicionais

A metodologia de orçamento tradicional  é baseada em um escopo que é definido previamente e realiza ajustes dos gastos, na medida em que há o andamento do projeto através de justificativas de alteração de escopo. No entanto, de acordo com o entusiasta do Scrum, Ken Rubin, este método não é tão eficiente quanto o orçamento ágil.

A razão por trás disso é que a organização não tem, realmente, todo o conhecimento do projeto e do escopo, portanto, o orçamento não é feito com precisão. Na medida em que o projeto estiver em andamento, a organização tomará cada vez mais conhecimento sobre ele, então é muito mais eficiente realizar o orçamento com a metodologia ágil.

O orçamento dos projetos ágeis baseia-se em ciclos, ou sprints, mensais ou trimestrais, onde é possível calcular de forma mais precisa e eficiente quanto custará cada um dos sprints, pois se define a equipe de trabalho por um determinado tempo.

Dentro do âmbito de projetos ágeis, o custo está diretamente relacionado ao tempo de projeto, geralmente definido por pessoa ou taxa horária. Ao determinar quantos sprints o projeto terá, é possível saber o custo de forma mais eficiente.

Nesse contexto, o escopo vai sendo ajustado no decorrer do projeto através da priorização dos requisitos essenciais objetivando maior retorno para o cliente.

As alterações de escopo passam a ser tratadas de forma mais flexível e ocorre a redução dos custos indiretos de gerenciamento, de discussões sobre o escopo do projeto que trazem ineficiência ao mesmo.

O usuário final passa a ser melhor atendido, uma vez que percebe melhor o valor sendo agregado ao projeto.

Outra vantagem do orçamento de projetos ágeis é que, caso você planeje com algumas semanas de antecedência e algo der errado mesmo assim, é possível corrigir durante o próximo sprint, dando flexibilidade para a organização. No orçamento tradicional, um erro pode afetar o empreendimento durante todo o ciclo da execução.

Nesse sentido, o escopo e a previsão de orçamento vão sendo tratadas sempre mensalmente de forma metódica para  direcionar, eficientemente, o projeto ao seu objetivo. No método tradicional a questão orçamentária geralmente é focada em solicitar mais orçamento ou reduzir escopo/valor pois nem sempre a priorização é bem aceita pois tem-se a obrigação de atingir todo o escopo.

Como aplicar o projeto ágil? 

• Realizar uma estimativa de tempo: Em geral, as organizações utilizam o Planning Poker para fazer uma estimativa de tempo. Esta técnica permite estimar o esforço necessário para uma determinada quantidade de trabalho graças às informações dadas pelo cliente. A técnica ajuda nas estimativas financeiras.
• Conhecendo a velocidade do seu time:  Essa medida, por ser obtida por meio das médias de pontos das histórias aprovadas nos últimos Sprints, auxilia na avaliação de desempenho. Baseado na análise dos últimos sprints, a equipe tem a capacidade de entender quantos pontos de sprints eles conseguem fazer dentro daquele período.
• Calcular uma previsão dos Sprints baseado na velocidade da sua equipe: É necessário que a equipe avalie a velocidade de trabalho em um sprint. Dependendo do time e do projeto, um sprint pode variar de uma semana a dois meses. Quando a organização conhece a duração do Sprint, é possível definir quantos sprints durará. Esse método pode ser ponderado pelos métodos tradicionais como pontos de função, entre outros, para validar se a estimativa do seu time está coerente com as médias da sua organização.
• Prever os custos do projeto ágil: Utilizando a metodologia Scrum, é possível definir o MVP, sigla em inglês que significa Produto Mínimo Viável. Ao definir o MVP, é possível levantar de forma eficiente os custos do projeto sem grandes dificuldades. O MVP é, basicamente, uma versão mais simples de um produto que é desenvolvida com a quantidade mínima de esforço. Isso ajuda aos empreendedores a iniciarem o processo e a otimizarem a velocidade de aprendizagem, e consequentemente, darem uma noção maior aos custos do projeto ágil.
• Calcular previsão de custos extras nos Sprints: Mesmo havendo características multifuncionais no time, existe a possibilidade de ter gastos extras nos sprints. Os gastos devem ser mapeados e levantados para prever o custo de iteração.
• Aplicar um fator de arrasto para possíveis atrasos nas iterações:  Isto pode ser feito através de estudos dos projetos anteriores do time. O cálculo da função de arrasto é uma taxa média de erros dos Sprints anteriores. Em geral, não se recomenda diminuir a taxa de erro, e adicionar um tempo de bônus ajuda na entrega dentro do cronograma de modo eficiente.

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