Melhoria de processos com o BPM
De acordo com Craig Reid, CEO do Process Improvement Group, blogueiro do The Process Ninja, “o processo em uma organização pode se tornar complexo, mas pode ser transformado a partir de algumas coisas simples:
- Atender a uma necessidade efetiva
- Manter o cliente feliz (relacionamento)
- Fazer as coisas de forma eficiente e produtiva (custos)
Fazer as coisas simples é o foco central do BPM e é a base do negócio. Para mim, o BPM é o gerenciamento ativo e a melhoria contínua de todos os processos dentro de uma organização”.
Assim, o BPM se concentra em colocar um processo consistente e automatizado funcionando efetivamente.
Para cada tipo de negócio, isso reduz os custos operacionais, diminuindo o desperdício e retrabalho, aumentando a eficiência e melhorando a coesão dentro da empresa.
Em um nível muito alto, o BPM requer três etapas para processar melhorias:
1 – Os processos são mapeados para que sejam compreendidos
2 – Há melhorias feitas nos processos
3 – Os processos são monitorados quanto ao desempenho
Para os especialistas em BPM, existem vários temas em evolução na prática atual de BPM.
Connie Moore, vice-presidente sênior de pesquisa do Grupo Digital Clarity, especialista em BPM e blogueiro, diz assim, “Atualmente, há dois temas principais no BPM para os profissionais.
Primeiro, é sobre como as grandes organizações usam o BPM para transformar a experiência do cliente. Essa é a “Era do Cliente”.
Os clientes têm todo o poder e as organizações precisam ser internamente eficientes para vincular tudo às suas necessidades. Mesmo com tudo o que está acontecendo com IoT, robótica e drones, se o cliente interno não atender os processos externos, os externos não serão felizes.
Em segundo lugar, os processos estão em constante mudança. Isso ocorre por causa de regulamentos e estratégias corporativas para atendê-los. Quando os processos são reinventados, eles devem ser executados rapidamente.
Agora, conheça as etapas para melhoria de processos do BPM.
Etapas do ciclo de vida do BPM
Modelo
- Captura os processos de negócio em um nível elevado
- Reúne apenas detalhes suficientes para entender conceitualmente como o processo funciona
- Concentra-se em garantir que os detalhes de alto nível estão corretos, sem se distrair com o detalhe de como ele vai ser implementado
Essa área é de responsabilidade dos analistas de negócios, mas devido às tecnologias simples, o gerente de negócios poderá realizar essa tarefa.
Implementação
- Estende o modelo para capturar mais detalhes fundamentais para executar o processo, por exemplo: destinatários; Controles e layout do formulário; conteúdo da mensagem de e -mail e integração do sistema.
Execução
- Instâncias do processo são lançadas e interligadas pelos usuários finais
Monitoramento
- Mede os principais indicadores de desempenho e desempenho do processo
- Visualização de painéis gráficos e relatórios textuais para monitorar o desempenho do processo
- Entende onde estão os bloqueios/ ineficiências no processo
Otimização
- Melhora o processo de negócios e o desempenho, reduzindo os bloqueios / ineficiências identificados durante o monitoramento
- Simula essas mudanças usando “what-if”.
- Determina quais mudanças irão fornecer o máximo benefício
- Ajusta o processo
Incorpore essas mudanças no modelo e repita o ciclo de melhoria contínua do processo de negócios em sua empresa.
Vantagens e desvantagens do BPM
Os especialistas concordam que há muitas vantagens na implementação de um sistema BPM.
Esse sistema, em conjunto com as ferramentas certas, tais como painéis e fluxos de trabalho bem direcionados, pode simplificar o negócio.
Em geral, a literatura cita as três seguintes vantagens para um sistema BPM:
Agilidade
Essa é a capacidade de se adaptar rapidamente. O BPM exige documentação das etapas de processamento.
Com esse fluxo de trabalho claro, uma empresa pode ver exatamente as mudanças a serem implementadas.
Uma organização é mais flexível quando sabem os efeitos das modificações de processo e quais são suas opções realistas.
Visibilidade
Com o BPM, a alta gerência pode ver e entender melhor os processos de negócios.
Com a sua automação, não é necessário monitoramento extensivo dos funcionários e do produto.
Em última análise, a alta gerência pode tomar decisões mais bem informadas.
De acordo com Jeff Tindall, especialista em BPM e Diretor Gerente da Tindall Media, LLC, “Visibilidade em sistemas de gerenciamento de processos de negócios é fundamental. Estes processos não podem ser gerenciados sem informações sobre o fluxo do processo. O uso de painéis para fornecer uma visão geral rápida do desempenho do processo é uma prática comum.
Pense em como os pipelines de vendas são comumente visualizados como um funil. Esse é um exemplo perfeito de como projetar intuitivamente e comunicar quantidades complexas e relações com a equipe de gerenciamento.
Em cenários mais complexos, acho útil modelar o processo em um esquema de fluxograma para que os gerentes possam ter uma ideia de como os volumes estão fluindo através do processo e identificar rapidamente um bloqueio, erro“.
Eficiência
BPM dá às equipes a capacidade de ver como o desempenho e o processamento podem ser alcançados. Retrabalhos e tarefas manuais podem ser eliminadas.
No entanto, uma desvantagem principal do BPM nas empresas é que a inovação é limitada por um sistema rigoroso.
Durante os períodos de mudanças rápidas necessárias, o BPM pode limitar as melhorias meramente incidentais.
No livro de Charles O’Reilly e Michael Tushman de 2016, Lead and Disrupt, os autores incentivam as equipes a construir a ambidexteridade organizacional para evitar as armadilhas dos processos BPM rigorosos.
Os autores discutem métodos tradicionais usados ao lado da modernização.
BPM pode e deve ir de mãos dadas com a inovação. Quando feito corretamente, uma organização pode permanecer viável em seu mercado central, ao mesmo tempo ramificando-se e encontrando o sucesso em novos espaços.
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