BPM Ágil e a Transformação Digital

Com o avançar da tecnologia, as empresas estão cada vez mais procurando agilizar seus processos para otimizar o sistema de produção, e isso não é diferente no setor de BPM, sigla em inglês que significa Business Process Management (Gerenciamento de Processo de Negócios), que é um tipo de gerenciamento adaptável, desenvolvido para sistematizar e facilitar os processos organizacionais complexos.

A ideia é mapear informações relevantes, aumentando a eficiência dos processos, e por consequência, melhorando a tomada de decisões da empresa. Com o BPM, há maior controle administrativo, aumento na produtividade, redução de custos, automação de processos e transparência em todas as etapas do processo. No entanto, esse é um processo relativamente demorado e, por essa razão que, dentro do contexto de transformação digital, surgiu o que hoje conhecemos como BPM Ágil.

Mas o que é BPM Ágil?

Esta é uma solução que foca na realização dos processos de modo interativo e mais rápido quando comparado ao modelo tradicional, já que este foca na interatividade e realiza pequenos ciclos com entregas fracionadas ao invés de entregar tudo de uma vez. Desse modo, ele é entregue e validado antes do início do próximo modelo, o que aumenta a satisfação do cliente. Nesse conceito de BPM ágil, há quatro pilares principais:

• Indivíduos e interação entre eles mais que processos e ferramentas
• Software em funcionamento mais que documentação abrangente
• Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
• Responder a mudanças mais que seguir um plano

De acordo com os estudos de Jeff Sutherland no livro “Scrum – a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”, para ter agilidade junto com desempenho é necessário planejar, já que seguir cegamente os planos não otimiza o processo; é preciso inspecionar com o objetivo de adaptar, já que as coisas mudam constantemente e, caso você não se adapte, fracassará. É preciso demonstrar o trabalho rapidamente, já que o cliente não saberá exatamente o que deseja e, portanto, ele precisa ver, sentir e validar. A ideia é tornar o trabalho visível.

Esses conceitos defendidos por Sutherland estão diretamente ligados ao conceito de BPM Ágil, já que este preconiza várias ferramentas e métodos para otimizar o desempenho, aumentando a satisfação dos clientes com os produtos e prestando um serviço de alta qualidade.

Para aplicar valores ágeis no conceito de BPM, é necessário dar foco nas pessoas, englobando clientes, usuários e a equipe para a modelagem dos processos; clareza e transparência no relacionamento com o cliente e nas negociações; mudar o curso quando ocorrer mudança no requisito.

Quais os princípios ágeis?

• Satisfação do cliente através de entregas rápidas e contínuas de modelos de processo;
• Capacidade de replanejamento quando ocorre alguma mudança no projeto de BPM para que o cliente possa ter vantagem competitiva;
• Entregas de modelos, atas, relatórios e etc. com frequência e em intervalos curtos;
• Artefatos de levantamento e modelagem utilizados como principal medida de progresso do projeto;
• Ritmo constante de andamento dos trabalhos de modelagem;
• Excelência técnica;
• Simplicidade, redução de retrabalho e redução de esforços desnecessários;
• Autonomia e auto-organização interna da equipe de modelagem de processos;
• Lições aprendidas e análise de melhorias.

Por que devo aplicar o BPM ágil na minha empresa?

Além da já citada satisfação do cliente e otimização do processo, as empresas que investem no conceito de BPM ágil também reduzem custos e aumentam o desempenho de seus produtos e serviços.

Dentro do mundo corporativo, é necessário uma gestão de excelência visando resolver alguns princípios vitais, incluindo a flexibilidade, já que é necessário uma adaptação rápida a fim de reduzir custos, incertezas e retrabalhos; ritmo constante no andamento dos trabalhos de designs em processos já automatizados; redução do retrabalho, além de simplificá-lo; análise constante de melhorias; e o ciclo de evolução mais constante, já que o BPM ágil proporciona um aprendizado mais intenso e rápido, já que as lições aprendidas contribuem para uma evolução da visão de negócio e técnica.

É importante ressaltar que é necessário avaliar as necessidades individuais de cada empresa, e ver qual o melhor modelo se adapta ao contexto dela, sendo que muitas vezes é necessário mesclar vários modelos de processo ao invés de ter apenas um.